Acciones para la optimización del servicio de correo

Entre las acciones generales que los usuarios pueden realizar para contribuir a una reducción significativa del uso de la capacidad de almacenamiento y organización de su información antes de la entrada en vigor de la presente normativa, se proponen las siguientes:

• En primer lugar, salvaguardar la información que considere importante, antes de las fechas previstas de entrada en total vigencia de esta normativa.
• Eliminación de información de carácter personal que no corresponda al marco de funciones de los miembros de la comunidad universitaria y/o dependencias.
• Revisión y eliminación de aquellos correos que ya no sean vigentes.
• Revisión de correos que tengan un almacenamiento considerable por archivos adjuntos o imágenes.
• Desvincular y resguardar localmente o en otras redes las fotografías almacenadas en Google Photos, recuerde que puede perder acceso a dichos archivos a partir del primero de abril.
• Revisión de archivos y carpetas en Google Drive con un almacenamiento considerable a fin de realizar la descarga, eliminación y liberar espacio.
• Uso de carpetas compartidas solo para usuarios al interior de la Universidad y evitar compartir carpetas con externos a la Universidad.
• Revisión de elementos en Google Drive que ya no utilice o que están duplicados.
• Eliminar vídeos guardados de conferencias realizadas en Google Meet que ya no sean relevantes.

Otras acciones relacionadas con el uso del correo electrónico institucional:

• Elimina Correos No Deseados: Revisar regularmente la carpeta de spam y eliminar mensajes no deseados. Marcar como spam aquellos correos que lleguen a la bandeja de entrada de manera incorrecta.
• Organiza la Bandeja de Entrada: Utilizar carpetas o etiquetas para organizar los correos en categorías específicas. Mover los correos a carpetas de archivo una vez que hayan sido leídos y no requieran acciones adicionales.
• Elimina Correos Antiguos: Eliminar regularmente correos antiguos que ya no son relevantes. Configura reglas para eliminar automáticamente correos de ciertas categorías después de un período específico.
• Administra Archivos Adjuntos: Guardar archivos adjuntos importantes en una ubicación externa y eliminar la copia del correo electrónico si es posible.
• Utilizar servicios de almacenamiento en la nube para compartir archivos grandes en lugar de adjuntarlos directamente.
• Limpieza de Elementos Enviados: Eliminar regularmente elementos enviados que ya no son necesarios.
• Configurar reglas para archivar automáticamente correos enviados después de un tiempo.
• Configura Reglas y Filtros: Utilizar reglas y filtros para organizar automáticamente los correos entrantes en carpetas específicas.
• Filtrar mensajes automáticos, newsletters y notificaciones para evitar que llenen la bandeja de entrada principal.
• Limita el Uso de Correos como Almacén: Evitar usar la cuenta de correo electrónico como almacenamiento para archivos y documentos. Utilizar servicios de almacenamiento en la nube para este propósito.
• Verifica el Tamaño de la Carpeta de Elementos Eliminados: Vaciar regularmente la carpeta de elementos eliminados o papelera para liberar espacio.
• Desactiva la Descarga Automática de Archivos Adjuntos: En caso de emplear un cliente de correo electrónico se debe configurar para no descargar automáticamente archivos adjuntos, especialmente si son grandes.