Objetivo de la directriz general
Directriz general del uso de correo electrónico y comunicaciones institucionales
Teniendo en cuenta las nuevas condiciones y que la capacidad de almacenamiento para la institución ha llegado al 70%; se ha tomado la decisión de limitar los recursos y servicios de nuestras cuentas de usuario, y actualizar la normativa para el buen uso del servicio de correo institucional, la cual estará disponible en el portal institucional y cuyos aspectos se citan a continuación:
Objetivo: Esta normativa tiene como objetivo establecer pautas y buenas prácticas para el uso adecuado del correo electrónico dentro de la institución, con el fin de garantizar la eficiencia, seguridad y profesionalismo en la comunicación electrónica.
1. Responsabilidad: Los usuarios de correo electrónico son responsables de utilizar este recurso de manera ética, respetuosa y en conformidad con las leyes y políticas de la institución.
2. Confidencialidad: La información sensible o confidencial no debe ser compartida a través del correo electrónico sin las medidas de seguridad adecuadas. Evitar el envío de información confidencial a destinatarios incorrectos y utilizar la función de cifrado si es necesario.
3. Uso Adecuado: El correo electrónico debe ser utilizado exclusivamente para asuntos relacionados con las actividades propias de la institución y no se deben enviar mensajes no solicitados, spam, cadenas de mensajes o contenido inapropiado.
4. Netiqueta: Se espera que los usuarios sigan las normas de netiqueta al redactar correos electrónicos. Utilizar un tono profesional, ser claro y conciso, y evitar el uso excesivo de mayúsculas.
5. Uso de Recursos: Evitar el envío masivo de archivos adjuntos grandes que puedan afectar la capacidad del sistema de correo electrónico. Utilizar el intercambio de archivos vía Drive si es necesario compartir documentos extensos y restringiendo sus permisos, evitar compartir información propia de la institución con fuentes externas, solo si es absolutamente necesario.
6. Actualización de Información: Los usuarios deben mantener actualizada su información de contacto y recuperación de la cuenta en el sistema de correo electrónico, como en el sistema de información institucional, incluyendo dirección de correo electrónico alternativo y número de teléfono, para facilitar la recuperación de contraseñas.
7. Seguridad: No abrir correos electrónicos de remitentes desconocidos o sospechosos. Reportar de inmediato cualquier actividad sospechosa o intento de phishing al Área de tecnología.
8. Uso de Firma Electrónica: Se recomienda utilizar firmas electrónicas estándar al final de cada correo electrónico, incluyendo información relevante como nombre, cargo y datos de contacto.
9. Monitoreo y Cumplimiento: La Universidad Autónoma de Colombia se reserva el derecho de monitorear el uso del correo electrónico con fines de seguridad y cumplimiento de esta normativa.
10. Consecuencias del Incumplimiento: El incumplimiento de esta normativa puede resultar en acciones o advertencias, suspensiones o terminación del acceso al correo electrónico.