Consideraciones particulares: Correos personal administrativo
Frente a las cuentas de correo institucional empleadas por funcionarios de la Universidad, aclaramos que estas son de tipo administrativo y, son asignadas por la Universidad de acuerdo a las necesidades propias de los cargos y las dependencias; las condiciones de acceso como de asignación, pueden variar en cualquier momento a partir de los cambios en los términos de prestación del servicio por parte del proveedor, como de las actualizaciones de las reglas internas de la institución para la prestación del servicio.
Las cuentas de correo electrónico suministradas por la institución a nombre personal, se definen de carácter administrativo cuando ellas son asignadas en calidad de trabajador de la institución y desde ellas se comparte información propia de la dependencia en la que se labora y, en el mismo sentido, cuando información reservada por la institución es remitida a dichas cuentas. Así, estas cuentas si bien se encuentran asignadas bajo el nombre del empleado se entienden y manejan como cuentas de tipo administrativo.
Así, las cuentas de correo institucional empleadas por funcionarios de la Universidad, son consideradas por la institución como parte de las herramientas suministradas por el empleador en los términos establecidos por la legislación laboral colombiana (art. 58 y 60 CST). Por ende, el correo electrónico institucional asignado a un trabajador solo debe ser utilizado, en principio, para los fines relacionados con su objeto contractual o funciones, y durante la existencia de su vinculación laboral. Se parte entonces de la premisa, de que la dirección de correo electrónico se le asigna para cumplir y desempeñar su labor y, por lo tanto, el contenido de ese email es una herramienta de trabajo, de propiedad e interés del empleador, susceptible de ser revisado en razón a su carácter no privado sino institucional.
Una vez terminada la vinculación laboral las cuentas de correo electrónico son procesadas de acuerdo al interés institucional, algunas pueden ser re-designadas, lo que significa que le será otorgada una nueva dirección de correo con el mismo nombre debido a su vinculación institucional como estudiante o egresado.